Ce cheltuieli poți deduce pentru o mașină luată în leasing pe firmă

Achiziționarea unei mașini în leasing pe firmă poate părea o soluție avantajoasă din punct de vedere fiscal. Compania nu plătește întreaga valoare de la început, poate păstra o parte din lichidități și poate înregistra în contabilitate anumite costuri legate de finanțare și utilizare.

Totuși, expresia „mașina se deduce pe firmă” este adesea înțeleasă greșit. Faptul că autoturismul este luat în leasing de o societate nu înseamnă că toate ratele, combustibilul, asigurările și reparațiile reduc integral taxele datorate.

Tratamentul depinde de mai mulți factori. Contează dacă vorbim despre leasing financiar sau operațional, dacă firma este înregistrată în scopuri de TVA, dacă plătește impozit pe profit sau impozit pe veniturile microîntreprinderilor și dacă mașina este utilizată exclusiv pentru activitatea economică ori și în scop personal.

Pentru majoritatea autoturismelor utilizate în regim mixt, regula generală este limitarea la 50% a deductibilității anumitor cheltuieli și a dreptului de deducere a TVA. Există însă și situații în care deducerea poate fi integrală, dacă utilizarea exclusiv profesională este justificată sau vehiculul face parte dintr-o categorie exceptată.

De aceea, înainte de semnarea unui contract de leasing, administratorul trebuie să știe nu doar cât va plăti lunar, ci și ce parte din costuri poate fi recunoscută fiscal.

Ce înseamnă o cheltuială deductibilă

O cheltuială deductibilă este o cheltuială care poate fi luată în calcul la stabilirea rezultatului fiscal al unei firme plătitoare de impozit pe profit.

În termeni simpli, aceasta poate reduce profitul asupra căruia se calculează impozitul.

Să presupunem că o societate are venituri de 500.000 de lei și cheltuieli deductibile de 350.000 de lei. Rezultatul fiscal înaintea altor ajustări ar fi de 150.000 de lei.

Dacă firma mai înregistrează o cheltuială auto deductibilă de 10.000 de lei, baza poate scădea la 140.000 de lei.

Asta nu înseamnă că statul îi restituie firmei cei 10.000 de lei. Societatea suportă costul integral, dar poate plăti un impozit mai mic datorită reducerii rezultatului fiscal.

Aceasta este una dintre cele mai importante clarificări. Deductibilitatea nu înseamnă gratuitate și nici recuperarea integrală a banilor.

Deductibilitatea este diferită de TVA deductibilă

Cheltuiala deductibilă și TVA deductibilă reprezintă două mecanisme diferite.

Cheltuiala deductibilă influențează, în principal, calculul impozitului pe profit.

TVA deductibilă influențează suma de TVA pe care firma o poate scădea din taxa colectată sau pe care o poate raporta potrivit regulilor fiscale.

O factură poate conține atât o bază fără TVA, cât și TVA. Cele două componente trebuie analizate separat.

De exemplu, dacă firma primește o factură pentru întreținerea mașinii în valoare de 1.210 lei, în condițiile unei baze de 1.000 de lei și ale unei TVA de 210 lei, societatea trebuie să stabilească separat ce parte din TVA poate deduce și ce parte din cheltuială este deductibilă la calculul rezultatului fiscal.

Nu este corect să se spună pur și simplu că factura este deductibilă în procent de 50% fără a separa cele două tratamente.

Leasing financiar și leasing operațional

Contractul trebuie să precizeze dacă operațiunea este leasing financiar sau leasing operațional. De asemenea, trebuie să conțină informații despre bun, rate, avans și valoarea reziduală, atunci când aceasta există.

În leasingul financiar, utilizatorul este tratat din punct de vedere fiscal ca proprietar. Firma înregistrează autoturismul și amortizarea sa, iar în zona costurilor de finanțare analizează în principal dobânda și celelalte cheltuieli prevăzute de contract.

În leasingul operațional, locatorul este tratat fiscal ca proprietar, iar utilizatorul înregistrează rata sau chiria de leasing ca o cheltuială aferentă utilizării bunului.

Diferența este foarte importantă. În leasingul financiar nu se consideră, în mod simplist, că întreaga rată reprezintă o cheltuială deductibilă. O parte din rată reprezintă rambursarea valorii bunului, iar tratamentul fiscal al autoturismului este legat de amortizare.

În leasingul operațional, rata are natura unei cheltuieli pentru utilizarea mașinii, în limitele și condițiile aplicabile vehiculelor rutiere.

Ce poți deduce în leasingul financiar

În leasingul financiar, firma este tratată fiscal ca proprietar și amortizează autoturismul.

Cheltuielile care pot apărea includ amortizarea, dobânda, comisioanele, asigurările, combustibilul, reparațiile, reviziile și alte costuri de funcționare.

Fiecare categorie are propriul tratament.

Dobânda inclusă în contract poate reprezenta o cheltuială financiară, cu respectarea regulilor fiscale generale și a eventualelor limitări privind costurile îndatorării.

Comisioanele contractuale pot fi recunoscute în contabilitate în funcție de natura lor și de perioada la care se referă.

Partea din rată care reprezintă rambursarea valorii finanțate nu trebuie confundată cu o cheltuială curentă. Valoarea mașinii este recuperată prin amortizare, nu prin deducerea integrală a principalului din fiecare rată.

Limita de amortizare de 1.500 de lei

Pentru anumite autoturisme din categoria M1, cu cel mult nouă locuri, inclusiv locul șoferului, cheltuielile cu amortizarea sunt în general deductibile în limita a 1.500 de lei pe lună pentru fiecare autoturism.

Există excepții pentru vehiculele utilizate în anumite activități, precum servicii de urgență, pază, curierat, transport de persoane cu plată, închiriere, școli de șoferi, test-drive sau activități ale agenților de vânzări și achiziții.

Această limită este relevantă mai ales pentru autoturismele scumpe.

Să presupunem că firma ia în leasing financiar o mașină de 300.000 de lei, iar amortizarea contabilă calculată este de 5.000 de lei pe lună.

Dacă autoturismul nu se încadrează într-o excepție, cheltuiala deductibilă fiscal poate fi limitată la 1.500 de lei pe lună.

Diferența dintre amortizarea contabilă și cea deductibilă fiscal nu dispare din contabilitate, dar poate deveni nedeductibilă la calculul impozitului pe profit.

Acesta este motivul pentru care cumpărarea unei mașini premium pe firmă nu generează automat un avantaj fiscal proporțional cu prețul autoturismului.

Ce poți deduce în leasingul operațional

În leasingul operațional, firma utilizatoare nu amortizează mașina.

Locatorul păstrează rolul fiscal de proprietar, iar societatea care folosește autoturismul înregistrează rata de leasing sau chiria conform contractului.

În cazul unei mașini utilizate exclusiv în scop economic sau încadrate într-o categorie exceptată, rata poate beneficia de tratamentul integral aplicabil cheltuielilor profesionale, cu respectarea condițiilor și documentelor justificative.

Dacă autoturismul este utilizat în regim mixt, poate interveni limitarea de 50%.

Pe lângă rată, firma poate înregistra și serviciile incluse în pachet, cum ar fi mentenanța, anvelopele, asigurările, asistența rutieră sau mașina de înlocuire.

Trebuie verificat dacă acestea sunt facturate separat sau sunt incluse într-o singură rată.

Leasingul operațional poate oferi o imagine mai clară asupra costului lunar, dar acest lucru nu înseamnă că întreaga sumă este automat deductibilă integral.

Regula generală de deductibilitate de 50%

Pentru vehiculele rutiere motorizate care nu sunt utilizate exclusiv în scopul activității economice, cu masa totală maximă autorizată de cel mult 3.500 kg și cel mult nouă locuri, inclusiv locul șoferului, regula generală este deductibilitatea limitată la 50% pentru anumite cheltuieli.

Această regulă se aplică vehiculelor aflate atât în proprietatea, cât și în folosința contribuabilului, deci poate viza și mașinile luate în leasing.

Regimul mixt apare atunci când mașina este utilizată atât pentru activitatea firmei, cât și în scop personal.

Un administrator poate folosi autoturismul pentru întâlniri cu clienții în timpul săptămânii, dar și pentru deplasări personale în afara programului.

Într-o asemenea situație, aplicarea limitării de 50% este adesea varianta mai simplă din punct de vedere fiscal și documentar.

Firma nu trebuie să susțină că mașina este folosită exclusiv în scop profesional atunci când realitatea arată altceva.

Ce cheltuieli pot intra în limitarea de 50%

În funcție de situație, limitarea poate viza mai multe cheltuieli legate direct de vehicul.

Printre acestea se pot afla:

• combustibilul;
• energia electrică utilizată pentru încărcare;
• reparațiile;
• piesele de schimb;
• reviziile;
• întreținerea;
• lubrifianții;
• spălarea mașinii;
• taxele de parcare;
• rovinieta;
• unele asigurări;
• chiriile și ratele de leasing operațional;
• diferențele de curs aferente finanțării, în condițiile prevăzute de regulile fiscale;
• alte cheltuieli direct atribuibile utilizării mașinii.

Materialele ANAF explică faptul că limitarea se aplică cheltuielilor de funcționare și întreținere aferente vehiculelor care nu sunt utilizate exclusiv economic.

Nu toate costurile se tratează identic, iar amortizarea are reguli separate. Tocmai de aceea, documentele trebuie analizate împreună cu persoana care conduce contabilitatea firmei.

TVA deductibilă în proporție de 50%

Pentru vehiculele utilizate în regim mixt, dreptul de deducere a TVA este, în general, limitat la 50%.

Regula poate viza taxa aferentă cumpărării, leasingului sau închirierii mașinii, dar și TVA din cheltuielile direct legate de utilizarea vehiculului.

Să presupunem că firma primește o factură de leasing cu o bază de 4.000 de lei și TVA de 840 de lei.

Dacă se aplică limitarea de 50%, societatea poate deduce 420 de lei din TVA.

Restul de 420 de lei nu este recuperat ca TVA deductibilă și este tratat contabil în funcție de natura operațiunii.

Aceeași logică poate fi aplicată unei facturi de service, combustibil sau întreținere, dacă sunt îndeplinite condițiile pentru limitarea de 50%.

Firma trebuie să fie înregistrată în scopuri de TVA pentru a discuta despre exercitarea dreptului de deducere. O societate neplătitoare de TVA nu poate recupera taxa doar pentru că mașina este luată în leasing.

Când se poate aplica deducerea integrală

Deducerea integrală poate fi posibilă dacă mașina este utilizată exclusiv pentru activitatea economică și acest lucru poate fi demonstrat.

De asemenea, legislația prevede categorii de vehicule care pot beneficia de tratament integral datorită modului specific în care sunt utilizate.

Exemplele includ vehicule folosite exclusiv pentru:

• servicii de urgență;
• pază și protecție;
• curierat;
• transport de persoane cu plată;
• taximetrie;
• servicii cu plată;
• închiriere;
• școli de șoferi;
• activitatea agenților de vânzări și achiziții;
• vehicule păstrate ca marfă pentru revânzare.

Excepțiile trebuie analizate concret. Nu este suficient ca firma să includă în obiectul de activitate un cod CAEN legat de vânzări sau închirieri. Mașina trebuie utilizată efectiv în scopul care justifică excepția.

Cum demonstrezi utilizarea exclusiv profesională

Utilizarea exclusiv în activitatea economică trebuie să rezulte din documente și din realitatea operațională.

În practică, pot fi utile:

• foi de parcurs;
• proceduri interne;
• decizii privind persoanele care pot conduce mașina;
• evidența traseelor;
• scopul deplasărilor;
• kilometrajul;
• ordinele de deplasare;
• contractele cu clienții;
• rapoartele de activitate;
• interdicția utilizării personale;
• locul în care mașina este parcată după program.

O foaie de parcurs completată formal, dar care nu corespunde realității, nu oferă o protecție reală la un control fiscal.

Dacă administratorul folosește mașina în mod evident și pentru concedii, cumpărături și alte deplasări personale, susținerea unei utilizări exclusiv economice poate fi dificilă.

În astfel de cazuri, aplicarea regulii de 50% poate fi mai prudentă.

Combustibilul și energia electrică

Combustibilul este una dintre cele mai frecvente cheltuieli auto.

Pentru deductibilitate și TVA, bonurile și facturile trebuie să poată fi asociate cu activitatea firmei și cu vehiculul utilizat.

Este recomandată utilizarea cardurilor de combustibil sau solicitarea documentelor emise pe datele societății.

La mașinile electrice, energia consumată pentru încărcare poate ridica probleme suplimentare.

Dacă încărcarea se face la stații publice, firma poate primi factură pentru serviciu.

Dacă mașina este încărcată la sediu, consumul poate fi identificat mai ușor dacă există un punct de încărcare separat sau o evidență clară.

Încărcarea la domiciliul administratorului poate necesita o documentare suplimentară, deoarece factura de energie poate fi emisă pe persoană fizică și poate include și consumul locuinței.

Indiferent de motorizare, cheltuiala trebuie să fie reală, justificată și legată de utilizarea mașinii.

Reparațiile și reviziile

Costurile de service pot fi deductibile în proporție de 50% sau 100%, în funcție de regimul aplicat mașinii.

În această categorie pot intra:

• schimburile de ulei și filtre;
• plăcuțele și discurile de frână;
• reparațiile mecanice;
• diagnoza;
• piesele;
• manopera;
• verificările periodice;
• geometria roților;
• intervențiile electrice;
• reparațiile caroseriei.

Facturile trebuie emise pe firmă și trebuie să identifice suficient de clar vehiculul sau serviciul prestat.

O reparație majoră poate fi tratată diferit dacă reprezintă o îmbunătățire care crește valoarea sau durata de utilizare a bunului, nu doar o operațiune obișnuită de întreținere.

Anvelopele și depozitarea

Anvelopele de vară și de iarnă reprezintă cheltuieli legate de utilizarea mașinii.

Tratamentul depinde de valoare, durată de utilizare și politica contabilă a firmei.

Unele anvelope pot fi înregistrate direct pe cheltuieli, iar altele pot necesita un tratament diferit dacă valoarea și durata justifică acest lucru.

Serviciile de montaj, echilibrare și depozitare sezonieră pot fi, de asemenea, cheltuieli aferente mașinii.

Dacă autoturismul este utilizat în regim mixt, aceste costuri pot intra în limita de 50%.

RCA și CASCO

RCA este obligatorie pentru circulația vehiculului, iar CASCO este în mod obișnuit impusă în contractele de leasing.

Costurile asigurărilor sunt suportate, în practică, de utilizator, chiar dacă beneficiarul despăgubirii poate fi finanțatorul.

Tratamentul fiscal trebuie analizat în funcție de tipul poliței, utilizarea vehiculului și regimul firmei.

În cazul utilizării mixte, anumite cheltuieli cu asigurările pot intra în limitarea aferentă autoturismului.

Este important să se verifice dacă polița este facturată direct firmei, inclusă în rata de leasing sau achitată prin intermediul finanțatorului.

CASCO trebuie inclusă și în calculul economic al leasingului. O rată mică poate deveni mai puțin atractivă după adăugarea primei anuale de asigurare.

Impozitul auto și taxele locale

În leasingul financiar, utilizatorul are obligații fiscale locale privind mijlocul de transport, conform regulilor aplicabile contractelor de leasing.

Impozitul auto poate fi înregistrat ca o cheltuială a firmei.

În funcție de modul de utilizare și de regimul fiscal, acesta trebuie analizat împreună cu celelalte costuri ale autoturismului.

Firma trebuie să respecte și obligațiile de declarare la organul fiscal local. Lipsa declarației sau depunerea cu întârziere poate genera sancțiuni și probleme la finalizarea contractului.

Parcarea, rovinieta și taxele de drum

Rovinieta, parcarea și taxele de drum pot fi cheltuieli legate de activitatea firmei.

Pentru a fi justificate, trebuie să existe documente corespunzătoare.

La parcările plătite prin SMS sau aplicații, este recomandat ca firma să păstreze factura sau raportul emis de furnizor.

Amenzile nu trebuie confundate cu taxele de parcare.

O amendă primită pentru parcare neregulamentară, viteză sau lipsa rovinietei nu devine automat o cheltuială deductibilă doar pentru că șoferul se afla într-o deplasare profesională.

Sancțiunile au un tratament fiscal diferit și pot fi suportate de persoana responsabilă, în funcție de situație.

Spălarea și cosmetizarea mașinii

Serviciile obișnuite de spălare pot fi considerate cheltuieli de întreținere a vehiculului.

Și acestea pot intra în regula de 50% atunci când mașina este utilizată în regim mixt.

Serviciile costisitoare de detailing, tratamentele ceramice sau modificările estetice trebuie analizate mai atent.

Firma trebuie să poată justifica legătura cu activitatea și caracterul rezonabil al costului.

O companie de transport premium sau închirieri auto poate justifica mai ușor anumite servicii estetice decât o firmă pentru care autoturismul este utilizat ocazional de administrator.

Microîntreprinderea și cheltuielile auto

Pentru o microîntreprindere impozitată pe venit, deductibilitatea cheltuielilor nu reduce direct impozitul pe venit în același mod în care reduce impozitul pe profit.

Impozitul micro este calculat în funcție de veniturile firmei, în condițiile regimului fiscal aplicabil.

Asta nu înseamnă că cheltuielile auto nu mai contează.

Ele influențează:

• rezultatul contabil;
• profitul care poate fi distribuit;
• lichiditățile;
• valoarea activelor;
• TVA, dacă firma este înregistrată în scopuri de TVA;
• situațiile financiare;
• capacitatea de finanțare;
• imaginea reală a profitabilității.

O microîntreprindere nu ar trebui să ia o mașină scumpă doar pentru ideea că rata este „cheltuială pe firmă”.

Chiar dacă este înregistrată contabil, firma trebuie să plătească efectiv fiecare rată, asigurare și reparație.

Firma plătitoare de impozit pe profit

Pentru o societate plătitoare de impozit pe profit, deductibilitatea are un efect direct asupra rezultatului fiscal.

Cheltuielile deductibile pot reduce baza de calcul a impozitului.

Cheltuielile nedeductibile sunt înregistrate contabil, dar sunt adăugate înapoi la calculul fiscal.

În cazul mașinilor utilizate mixt, limitarea de 50% înseamnă că o parte din cheltuială reduce rezultatul fiscal, iar cealaltă parte nu.

În cazul amortizării limitate la 1.500 de lei pe lună, diferența dintre amortizarea contabilă și limita fiscală poate deveni nedeductibilă.

De aceea, administratorul trebuie să solicite o simulare înainte de alegerea unei mașini foarte scumpe.

Un exemplu complet pentru leasing financiar

Să presupunem că o firmă plătitoare de impozit pe profit și înregistrată în scopuri de TVA are o mașină în leasing financiar, utilizată în regim mixt.

Într-o lună apar următoarele costuri:

• dobândă și comisioane eligibile de 800 de lei;
• amortizare contabilă de 3.000 de lei;
• combustibil de 1.210 lei, din care 210 lei TVA;
• service de 2.420 lei, din care 420 lei TVA;
• CASCO de 500 de lei.

Pentru amortizare, dacă se aplică limita generală, suma deductibilă poate fi de maximum 1.500 de lei.

Pentru combustibil și service, firma poate deduce 50% din TVA, adică 105 lei din combustibil și 210 lei din service.

În zona cheltuielilor, dacă se aplică utilizarea mixtă, anumite costuri vor fi deductibile în proporție de 50%.

Calculul exact trebuie făcut pe fiecare componentă și în funcție de tratamentul contabil al TVA nedeductibile.

Exemplul arată de ce nu este suficient să se spună că „se deduce jumătate din rată”.

Un exemplu pentru leasing operațional

Să presupunem că o firmă primește o factură lunară de leasing operațional cu o bază de 4.500 de lei și TVA de 945 de lei.

Mașina este utilizată atât pentru activitatea profesională, cât și personal.

Într-un scenariu în care se aplică limita de 50%, firma poate deduce 472,50 lei din TVA.

În ceea ce privește cheltuiala, partea deductibilă fiscal va fi analizată potrivit regulii aplicabile utilizării mixte.

Dacă pachetul include service, anvelope și asigurări, contabilul trebuie să verifice dacă factura detaliază serviciile sau dacă întreaga sumă este tratată unitar.

Dacă mașina ar fi utilizată exclusiv pentru activitate și acest lucru ar putea fi demonstrat, tratamentul ar putea fi diferit.

Documentele care trebuie păstrate

Firma trebuie să păstreze documentele care justifică atât contractul de leasing, cât și fiecare cheltuială.

Printre acestea se află:

• contractul de leasing;
• scadențarul;
• facturile lunare;
• documentele de plată;
• polițele de asigurare;
• facturile de combustibil;
• facturile de service;
• documentele pentru anvelope;
• foile de parcurs;
• ordinele de deplasare;
• procedurile interne;
• documentele de înmatriculare;
• declarațiile fiscale locale;
• documentele privind utilizatorii mașinii.

Lipsa documentelor poate transforma o cheltuială justificată economic într-una greu de susținut fiscal.

Greșeli frecvente

Prima greșeală este presupunerea că întreaga rată de leasing financiar este deductibilă.

A doua este confundarea TVA deductibile cu o cheltuială deductibilă.

A treia este declararea utilizării exclusiv profesionale, deși mașina este folosită și personal.

A patra este lipsa foilor de parcurs atunci când firma solicită deducere integrală.

A cincea este ignorarea limitei de amortizare de 1.500 de lei.

A șasea este considerarea tuturor costurilor autoturismului premium drept integral deductibile.

A șaptea este păstrarea bonurilor fără datele firmei și fără o evidență clară.

A opta este cumpărarea unei mașini doar pentru reducerea taxelor.

A noua este neanalizarea diferenței dintre regimul micro și impozitul pe profit.

A zecea este lipsa unei simulări contabile înainte de semnarea contractului.

Cum stabilești dacă leasingul merită

Avantajul fiscal trebuie comparat cu întregul cost economic.

Firma trebuie să adune:

• avansul;
• ratele;
• dobânda;
• comisioanele;
• valoarea reziduală;
• CASCO;
• RCA;
• impozitul;
• combustibilul;
• reparațiile;
• anvelopele;
• taxele de drum;
• deprecierea;
• eventualele diferențe valutare.

Apoi trebuie să calculeze ce parte din aceste costuri este deductibilă și ce parte rămâne nedeductibilă.

O economie fiscală de câteva mii de lei nu justifică automat achiziționarea unei mașini care costă sute de mii de lei.

Autoturismul trebuie să fie necesar, proporțional cu dimensiunea firmei și sustenabil pentru fluxul de numerar.